A vállalati dokumentációk fontosságát talán nem is kell ecsetelni, hiszen ezek elvesztése komoly problémát jelenthet akármilyen iratról is legyen szó. Sok esetben van szükség ezen dokumentumok digitális tárolására, hogy szükség esetén azonnal elérhetőek legyenek. Szerencsére nálunk erre is van megfelelő megoldás.
Legyen szó számlákról, szerződésekről, szállítói levelekről, termék cikkeket tartalmazó Excel táblázatokról, digitális prezentációkról vagy más szövegeket és képeket tartalmazó fájlokról, ezek elvesztése komoly problémát jelenthet a cég számára, ezért érdemes őket biztonságos helyen tárolni, ahol bármikor elérhetővé válnak és biztonságosan megtalálhatóak maradnak ameddig csak kell.
Még magánszemélyként, otthoni felhasználásra szánt dokumentumainkra is számos megoldás létezik, hogy biztonságos helyen tároljuk őket. Gondoljunk csak a régi floppy-s időszakra, melyet a CD-k korszaka és a DVD-k időszaka követett. Ezeket aztán felcserélték a különböző pendrive-ok és külső merevlemezek, valamint a memóriakártyák. A legújabb és talán legbiztonságosabb megoldások azonban mindig a felhős, külső szerveren (vagy szervereken) elhelyezkedő biztonságos tárolók jelentik.
Ezekre a tárhelyekre bátran készíthetünk biztonsági másolatokat fontosabb dokumentumainkról, képeinkről, családi videóinkról és különböző más jellegű fájlokról is. Mindazonáltal meg kell azt jegyeznünk, hogy még otthoni használatra kiválóak ezek a tárolók, céges dokumentumok kezeléséhez nem biztos, hogy a legbiztonságosabbak. A fizikai tárolók elveszhetnek, megsérülhetnek és el is tulajdoníthatják őket, az online tárhelyek pedig általában rendezetlenül, korlátozott tárhellyel és előre megszabott funkcionális lehetőségekkel vannak ellátva.
Noha otthoni emlékeink is rendkívül fontosak és azok tárolása sem lehet mellékes, a céges dokumentumok elveszítése komoly anyagi és jogi következményeket is maga után vonhat, így ezen kényes iratok tárolása és kezelése megfelelő körültekintést és biztonságot érdemel.
A Trigital Kft.-nél kész megoldást kínálunk irodai dokumentumok kezelésére, iktatására és feladat kiosztó rendszerrel, mappakezeléssel segítjük és tesszük átláthatóbbá a folyamatokat. A céges, digitális dokumentumok tárolása, kezelése meghatározott jogosultsági körök alapján történik, biztonságos, modern rendszerben, amelyről rendszeresen biztonsági másolatokat készítünk.
Ha fontos az Ön cége számára is a megfelelő céges dokumentumkezelés, akkor érdeklődjön szolgáltatásunkról az elérhetőségeink valamelyikén.
